Dichiarazione sulla protezione dei dati della Federazione svizzera delle strutture di accoglienza per l’infanzia kibesuisse

La Federazione svizzera delle strutture di accoglienza per l’infanzia kibesuisse, Zurigo («kibesuisse»), (in seguito anche «noi», «ci») è la federazione mantello nazionale che si occupa dei servizi d’accoglienza per l’infanzia in famiglie diurne, strutture di accoglienza extrascolastica come le scuole a orario continuato e i nidi d’infanzia. Nell’ambito della nostra attività associativa, compresa la gestione del nostro sito Internet, raccogliamo e trattiamo dati personali concernenti rappresentanti dei nostri membri, persone collegate, visitatori del nostro sito Internet, parti contraenti, partecipanti a eventi, destinatari di newsletter e altre entità, rispettivamente le loro persone di contatto e collaboratori o anche altre persone (in seguito anche «voi», «vi»).

Nella presente dichiarazione sulla protezione dei dati descriviamo cosa facciamo con i vostri dati quando visitate il sito www.kibesuisse.ch, utilizzate i nostri servizi, ricevete la nostra consulenza, comunicate con noi o avete altrimenti a che fare con noi. In aggiunta alla presente dichiarazione sulla protezione dei dati, possiamo informarvi separatamente sul trattamento dei vostri dati (ad esempio in moduli, condizioni contrattuali o dichiarazioni supplementari sulla protezione dei dati).

In questa sede utilizziamo il termine «dati» come sinonimo di «dati personali». Per «dati personali» s’intendono tutti i dati concernenti una persona identificata o identificabile e per «trattamento» s’intende qualsiasi operazione relativa a dati personali, ad esempio la raccolta, la registrazione, l’utilizzazione, la modificazione, la comunicazione e la cancellazione.

Nel caso in cui ci comunichiate dati personali concernenti altre persone (ad es. familiari, tirocinanti), presumiamo che siate autorizzati a farlo, che tali dati siano corretti e che vi siate assicurati che le suddette persone siano informate in merito alla suddetta comunicazione (ad es. portando preventivamente alla loro attenzione la presente dichiarazione sulla protezione dei dati).

Trattiamo diverse categorie di dati personali che vi concernono. Le principali categorie sono le seguenti:

• Dati di base: si tratta di informazioni di base come ad esempio nome, dati di contatto, informazioni sulla persona, fotografie, storico consulenze e storico cliente, dichiarazioni di consenso nonché informazioni concernenti terzi (ad es. persone di contatto). Ciò include, tra l’altro, anche i dati dei membri (se sono persone fisiche) e dei rappresentanti delle imprese.

• Dati contrattuali: si tratta di dati acquisiti nell'ambito della fornitura delle nostre prestazioni (ad es. in caso di consulenze e altri servizi) e della stipula di contratti, come ad esempio prestazioni contrattuali, dati preliminari alla stipula del contratto (ad es. funzione e contenuto delle richieste), informazioni sull’esecuzione (ad es. fatturazione) e dati finanziari ma anche ulteriori dati che ci vengono messi a disposizione.

• Dati di candidati: si tratta di dati acquisiti nell'ambito di una candidatura per un posto di lavoro presso di noi, come ad esempio la carriera professionale, la formazione e i corsi di perfezionamento, le referenze e altri dati raccolti da fonti pubbliche (ad es. social media e Internet). Vi rientrano anche le informazioni su condanne penali e le interdizioni di esercitare una professione o un’attività (in particolare gli estratti del casellario giudiziale).

• Dati di comunicazione: si tratta di dati correlati alla comunicazione tra noi e i terzi (ad es. via e-mail, telefono, per lettera o attraverso altri mezzi di comunicazione), come ad esempio il contenuto di e-mail o lettere, i vostri dati di contatto e altre informazioni sulla comunicazione (metadati). Vi rientrano altresì le registrazioni di immagini e audio relative a (video)chiamate.

• Dati di iscrizione: si tratta di dati acquisiti nell'ambito di un'iscrizione (ad es. aree di login, newsletter) o che ci fornite voi stessi (ad es. e-mail).

• Dati tecnici: si tratta di dati acquisiti nell'ambito dell'utilizzo delle nostre offerte elettroniche (ad es. sito Internet), come ad esempio l’indirizzo IP, informazioni sul sistema operativo del vostro terminale, la regione e il momento dell’utilizzo.  In linea di principio i dati tecnici di per sé non consentono di risalire alla vostra identità. Essi possono tuttavia essere collegati ad altre categorie di dati (ad es. dati di iscrizione) e quindi eventualmente a voi.

• Dati sul comportamento e sulle preferenze: si tratta di dati sul vostro comportamento e sulle vostre preferenze, come ad esempio sulle reazioni alle comunicazioni elettroniche, sulla navigazione sul nostro sito Internet, sulle interazioni con i nostri profili dei social media, sulla partecipazione a eventi, eventualmente integrati con informazioni di terzi (anche da fonti pubblicamente accessibili).

• Altri dati: vi rientrano, in particolare, dati acquisiti nell'ambito di procedimenti amministrativi o giudiziari (ad es. atti), dati rilevati per motivi di protezione della salute (ad esempio schemi di protezione), fotografie, registrazioni video o audio realizzate da noi o che riceviamo da terzi e in cui voi siete riconoscibili (ad es. in occasione di eventi, ecc.), partecipazioni a eventi.

• Gestione della Federazione: nell'ambito della gestione della Federazione raccogliamo e trattiamo i dati di membri dell’associazione, rispettivamente dei loro rappresentanti in seno alla Federazione («rappresentanti aziendali»), nonché di altri terzi che entrano in contatto con noi. Ciò comprende, in particolare, l’organizzazione degli organi sociali e delle persone cui sono affidati compiti, la loro gestione della Federazione, l’ammissione e la gestione di membri della Federazione, l’assistenza ai membri o ai loro rappresentanti aziendali (ad es. le risposte a richieste amministrative o tecniche), ma anche la fatturazione e la contabilità nonché per l'attuazione di diritti (recupero crediti, procedimenti giudiziari, ecc.). La gestione della Federazione comprende altresì pubblicazioni su attività e tematiche della Federazione; i partecipanti possono essere riconoscibili, ad esempio, in fotografie scattate durante gli eventi.

• Conseguimento dello scopo sociale: nell'ambito del conseguimento dello scopo sociale, che comprende ad esempio l’organizzazione di eventi e corsi di formazione/perfezionamento, acquisiamo e trattiamo dati personali dei membri (ove si tratti di persone fisiche), di rappresentanti aziendali, di relatori e di altre persone partecipanti.

• Comunicazione: raccogliamo e trattiamo dati che vi concernono per poter comunicare con voi e con terzi via e-mail, al telefono, per lettera o in altro modo (ad es. per rispondere alle vostre richieste).

• Avvio, gestione ed esecuzione dei contratti: raccogliamo e trattiamo dati personali nell'ambito della stipula e dell'esecuzione di contratti con voi, il vostro committente o il vostro datore di lavoro. Ciò include lo svolgimento di corsi di perfezionamento da noi organizzati ai quali partecipate. Vi rientrano anche l'attuazione di diritti derivanti da contratti (recupero crediti, procedimenti giudiziari, ecc.), la contabilità, la cessazione di contratti e la comunicazione pubblica.

• Scopi di marketing e cura delle relazioni: raccogliamo e trattiamo i dati personali per scopi di marketing e per la cura delle relazioni, ad esempio per inviare ai nostri clienti, ad altri partner contrattuali e ad altre parti interessate pubblicità personalizzate (ad es. in formato stampato, via e-mail o altri canali elettronici) sui nostri servizi e altre novità su di noi. Potete opporvi in qualsiasi momento a tali invii o revocare il consenso ad essere contattati per scopi pubblicitari dandocene comunicazione (v. dati di contatto al punto 2).

• Miglioramento dei nostri servizi e della nostra attività: al fine di migliorare costantemente i nostri servizi (inclusi il nostro sito Internet e ulteriori offerte elettroniche) analizziamo, ad esempio, il modo in cui navigate sul nostro sito Internet, quali servizi vengono utilizzati da quali gruppi di persone e in che modo.

• Iscrizione: trattiamo dati in occasione dell'iscrizione che dovete effettuare (direttamente presso di noi o tramite i nostri fornitori di servizi esterni) per poter usufruire di determinate offerte e servizi (ad es. aree login, accesso WIFI gratuito, newsletter).

• Scopi di sicurezza e controlli degli accessi tecnici e fisici: trattiamo inoltre dati personali al fine di garantire un livello adeguato di sicurezza della nostra infrastruttura informatica e di altro tipo (ad es. edifici) e migliorarlo costantemente.  Vi rientrano, ad esempio, il monitoraggio e il controllo degli accessi elettronici ai nostri sistemi informatici e gli accessi fisici ai nostri locali

• Rispetto di leggi, direttive e raccomandazioni delle autorità: raccogliamo e trattiamo dati personali al fine di rispettare le leggi vigenti e di adempiere eventuali compiti legali. Inoltre, trattamenti di dati possono essere effettuati nel quadro di indagini interne ed esterne (ad es. da parte di un’autorità di perseguimento penale o di vigilanza o di un ente privato incaricato).

• Gestione del rischio e gestione aziendale: raccogliamo e trattiamo i dati personali nell’ambito della gestione del rischio (ad es. per la protezione contro le attività illecite) e della gestione aziendale. Ciò include, tra l’altro, la nostra organizzazione aziendale (ad es. pianificazione delle risorse) e lo sviluppo aziendale.

• Candidatura per un posto di lavoro: qualora vi candidiate per un posto di lavoro presso di noi, raccogliamo e trattiamo i dati corrispondenti per l'esame della candidatura, per lo svolgimento della procedura di candidatura e, in caso di successo, per la preparazione e la stipula del relativo contratto.

• Ulteriori scopi: tra gli ulteriori scopi rientrano, ad esempio, scopi di formazione e perfezionamento, scopi amministrativi (ad es. la gestione dei dati di base o la contabilità), la tutela dei nostri diritti e la valutazione e il miglioramento dei processi interni. Anche la tutela di altri interessi legittimi, che non è possibile menzionare in modo esaustivo, rientra in questi ulteriori scopi.

• Da voi stessi: siete voi (o il vostro terminale) a comunicarci la maggior parte dei dati personali da noi trattati (ad es. nell'ambito dei nostri servizi, dell’utilizzo del nostro sito Internet o della comunicazione con noi). La comunicazione di dati personali è facoltativa, ad eccezione di singoli casi (ad es. obblighi legali). Tuttavia, se ad esempio stipulate contratti con noi o desiderate usufruire di nostri servizi, dovete comunicarci determinati dati.

• Da parte di terzi: possiamo acquisire dati anche da fonti pubblicamente accessibili (ad es. registro delle esecuzioni, media, Internet inclusi i social media) oppure riceverli da autorità (ad es. comuni, autorità di vigilanza), dal vostro datore di lavoro o committente, che ha una relazione commerciale con noi o ha altrimenti a che fare con noi e da altri terzi (ad es. associazioni/federazioni). Vi rientrano, in particolare, i dati di rappresentanti aziendali che trattiamo nell’ambito della gestione e dell’assistenza dei nostri membri e della realizzazione del nostro scopo sociale, nonché i dati che trattiamo per l’avvio, la stipula e lo svolgimento di contratti, ma anche dati risultanti dalla corrispondenza o da colloqui con terzi, nonché tutte le altre categorie di dati di cui al punto 3.

Nell’ambito dei nostri contratti, del sito Internet, dei nostri servizi, dei nostri obblighi legali o per tutelare altrimenti i nostri legittimi interessi e per gli ulteriori scopi di cui al punto 4, trasmettiamo i vostri dati personali anche a terzi, in particolare alle seguenti categorie di destinatari:

• Membri della Federazione e rappresentanti aziendali: possiamo comunicare i vostri dati personali ai membri della nostra Federazione e ai loro rappresentanti aziendali (ad es. un elenco dei partecipanti alle assemblee della Federazione può essere pubblicato con i dati di contatto nell'area riservata di login). In linea di principio questi ultimi trattano i dati sotto la propria responsabilità.

• Fornitori di servizi: collaboriamo con fornitori di servizi in Svizzera e all’estero che (i) trattano dati per conto nostro, (ii) con responsabilità congiunta con noi o (iii) sotto la propria responsabilità (ad es. fornitori di servizi informatici, banche, assicurazioni, avvocati). Tali dati possono includere anche dati relativi alla salute.

• Partner contrattuali: s'intendono i membri della nostra Federazione e i nostri rappresentanti aziendali e altri partner contrattuali qualora la trasmissione dei vostri derivi dal contratto (ad es. per l’organizzazione e lo svolgimento di eventi). In linea di principio, i destinatari trattano i dati sotto la propria responsabilità.

• Autorità: possiamo trasmettere dati personali a uffici, tribunali e altre autorità, in Svizzera e all’estero, ogniqualvolta siamo legalmente tenuti o autorizzati a farlo e ciò appaia necessario a tutela dei nostri interessi. Tali dati possono includere anche dati relativi alla salute. In linea di principio, i destinatari trattano i dati sotto la propria responsabilità.

• Altre persone: s'intendono altri casi in cui il coinvolgimento di terzi deriva dagli scopi di cui al punto 4. Ciò riguarda, ad esempio, terzi nell’ambito di rapporti di rappresentanza (ad esempio il vostro avvocato o altre persone di riferimento da voi designate), persone coinvolte in procedimenti amministrativi o giudiziari. Ciò potrebbe riguardarvi anche nel caso in cui dovessimo collaborare con i media e trasmettere loro tale materiale (ad es. fotografie). Nell’ambito della comunicazione con i nostri concorrenti, organizzazioni di settore, associazioni e altri organismi, può altresì accadere che vengano scambiati dati che vi concernono.

Tutte queste categorie di destinatari possono a loro volta avvalersi terzi, cosicché i vostri dati possono diventare accessibili anche a questi ultimi. Possiamo limitare il trattamento da parte di determinati terzi (ad es. fornitori di servizi informatici), ma non di altri (ad es. autorità, banche, ecc.).

È inoltre possibile che consentiamo a determinati terzi (ad es. fotografi, servizi di catering, gestori di luoghi per eventi, fornitori di tool che abbiamo integrato nel nostro sito Internet, ecc.) di raccogliere a loro volta i vostri dati personali, sotto la propria responsabilità, sul nostro sito Internet e in occasione di eventi. Nella misura in cui non partecipiamo in modo determinante a tali raccolte di dati, detti terzi sono gli unici titolari del trattamento. Per qualsiasi questione e per esercitare i vostri diritti in materia di protezione dei dati, vi invitiamo a rivolgervi direttamente ai suddetti terzi. V. punti 10 e 11 per il sito Internet e i social media.

Trattiamo e memorizziamo dati personali principalmente in Svizzera e nello Spazio economico europeo (SEE), anche se in casi eccezionali – ad esempio tramite subappaltatori dei nostri fornitori di servizi – ciò può avvenire in qualsiasi Paese del mondo.

Se i destinatari si trovano in un Paese senza un’adeguata protezione legale dei dati, obblighiamo contrattualmente i destinatari a rispettare la protezione dei dati applicabile (a tal fine, utilizziamo le clausole contrattuali tipo rivedute della Commissione europea, incluse le clausole aggiuntive necessarie per la Svizzera che possono essere consultate al seguente link; nella misura in cui non siano già soggetti a una serie di regole legalmente riconosciute per garantire la protezione dei dati e non possiamo fare affidamento su una disposizione derogatoria. Un’eccezione si applica, in particolare, ai procedimenti giudiziari all’estero, ma anche ai casi di interesse pubblico o qualora l’esecuzione di un contratto richieda tale comunicazione, se avete dato il vostro consenso o se si tratta di dati che avere reso generalmente accessibili senza opporvi al loro trattamento.

Avete determinati diritti in relazione al trattamento dei dati da parte nostra. In particolare, secondo il diritto applicabile, potete richiedere informazioni sul trattamento dei vostri dati personali, far rettificare i dati personali errati, richiedere la cancellazione dei dati personali, opporvi al trattamento dei dati, richiedere la consegna di determinati dati personali in un formato elettronico usuale o la loro trasmissione ad altri titolari del trattamento o revocare un consenso, qualora il trattamento da parte nostra sia fondato sul vostro consenso.

Se desiderate esercitare i vostri diritti nei nostri confronti, vi invitiamo a contattarci; trovate i nostri dati di contatto al punto 2. Per poter escludere un abuso, dobbiamo identificarvi (ad es. con una copia del documento d'identità, se necessario).

Vogliate notare che tali diritti sono soggetti a condizioni, eccezioni o limitazioni (ad. es. per la protezione di terzi o di segreti commerciali). Per motivi legati alla protezione dei dati o per motivi di segretezza, ci riserviamo tuttavia il diritto di fornire copie occultate o solo in forma di estratto.

Durante l’utilizzo del nostro sito Internet (inclusi newsletter e altre offerte digitali) vengono generati dati che vengono memorizzati in protocolli (in particolare dati tecnici). Inoltre, possiamo utilizzare cookie e tecniche simili (ad es. pixel tag o impronte digitali) per riconoscere i visitatori del nostro sito Internet, valutare il loro comportamento e rilevare le loro preferenze. Un cookie è un piccolo file che viene trasmesso tra il server e il vostro sistema e che consente il riconoscimento di un determinato dispositivo o browser.

Potete impostare il vostro browser in modo che rifiuti, accetti o cancelli automaticamente i cookie. Potete inoltre disattivare o eliminare i cookie nel singolo caso. Per capire come gestire i cookie nel vostro browser, consultate il menu di aiuto del browser.

I dati tecnici e i cookie che raccogliamo di solito non contengono dati personali. Tuttavia, i vostri dati personali che vengono memorizzati da noi o da fornitori terzi (ad es. se avete un account utente presso di noi o tali fornitori) possono essere collegati ai dati tecnici o alle informazioni memorizzate nei cookie e ottenute da essi e quindi potenzialmente alla vostra persona.

Utilizziamo anche plug-in per social media, che sono piccoli componenti software che creano un collegamento tra la vostra visita del nostro sito Internet e un fornitore terzo. Il plug-in per social media comunica al fornitore terzo che avete visitato il nostro sito Internet e può trasmettergli i cookie che quest’ultimo ha precedentemente inserito sul vostro browser. Potete trovare ulteriori informazioni su come questi terzi utilizzano i vostri dati personali raccolti tramite i plug-in per social media, consultando le loro rispettive dichiarazioni sulla protezione dei dati.

Inoltre, utilizziamo i nostri tool e servizi di terzi (che a loro volta possono utilizzare i cookie) sul nostro sito Internet, in particolare per migliorare la funzionalità o il contenuto del nostro sito Internet (ad es. integrazione di video o mappe), per realizzare statistiche e pubblicare contenuti pubblicitari.

Attualmente usufruiamo delle offerte dei seguenti fornitori di servizi e partner pubblicitari:

• Google Analytics
  Fornitore di servizi: Google Ireland Limited Google Ireland Limited
  Dichiarazione sulla protezione dei dati
  Informazioni per gli account Google

Alcuni dei fornitori di servizi terzi da noi utilizzati possono trovarsi al di fuori della Svizzera. Per informazioni sulla comunicazione dei dati all’estero potete consultare il punto 7.

Gestiamo pagine e altri contenuti online su social network e altre piattaforme gestite da terzi e in questo contesto trattiamo dati che vi riguardano. Riceviamo dati da voi (ad es. quando comunicate con noi o commentate i nostri contenuti) e dalle piattaforme (ad es. statistiche). I fornitori delle piattaforme possono analizzare il vostro utilizzo e trattare questi dati insieme ad altri relativi alla vostra persona in loro possesso. Trattano tali dati anche per propri scopi (es. scopi di marketing e ricerche di mercato e per la gestione delle proprie piattaforme), agendo a tal fine in qualità di titolari autonomi del trattamento dei dati. Per ulteriori informazioni sul trattamento da parte dei gestori delle piattaforme, vi invitiamo a consultare le dichiarazioni sulla protezione dei dati delle rispettive piattaforme.

Attualmente utilizziamo in particolare le seguenti piattaforme, in relazione ai quali l’identità e i dati di contatto del gestore della piattaforma sono disponibili nella rispettiva dichiarazione sulla protezione dei dati:

• Facebook
  Fornitore di servizi: Meta Platforms Ireland Limited
  Dichiarazione sulla protezione dei dati

• Instagram
  Fornitore di servizi: Meta Platforms Ireland Limited
  Dichiarazione sulla protezione dei dati

• LinkedIn
  Fornitore di servizi: Microsoft Corporation
  Dichiarazione sulla protezione dei dati

• Twitter
  Fornitore di servizi: X Corporation
  Dichiarazione sulla protezione dei dati

Abbiamo il diritto, ma non l’obbligo, di controllare i contenuti di terzi prima o dopo la loro pubblicazione sulle nostre pagine online, di eliminare i contenuti senza preavviso e, se necessario, di segnalarli al fornitore della piattaforma in questione.

Alcuni gestori delle piattaforme potrebbero trovarsi al di fuori della Svizzera. Per informazioni sulla comunicazione dei dati all’estero potete consultare il punto 7.

Qualora il trattamento di determinati dati personali dovesse essere disciplinato dal regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE («RGPD»), ai fini del RGPD e dei trattamenti ad esso soggetti si applica esclusivamente il presente punto 11.

Il trattamento dei vostri dati personali da parte nostra presuppone in particolare che

• esso sia necessario per l’avvio e la conclusione di contratti e la loro gestione ed esecuzione [art. 6, par. 1, lett. b), RGPD; al riguardo punto 3].

• esso sia necessario per legittimi interessi nostri o di terzi, in particolare per la comunicazione con voi o con terzi, per gestire il nostro sito Internet, per il miglioramento delle nostre offerte elettroniche e l'iscrizione per determinate offerte e servizi, per scopi di sicurezza, per il rispetto del diritto svizzero e delle normative interne per la nostra gestione del rischio e la gestione aziendale [art. 6, par. 1, lett. f), RGPD]; v. punto 3) e per altri scopi come l'addestramento e la formazione, l’amministrazione, la garanzia delle prove e della qualità, l’organizzazione, lo svolgimento e il follow-up di eventi e altri legittimi interessi (punto 3);

• esso sia prescritto o consentito dal diritto del SEE o di uno Stato membro;

• esso sia necessario per l'adempimento di un compito di interesse pubblico o nell'esercizio di un atto di pubblica autorità che ci sia stato affidato;

• abbiate espresso separatamente il vostro consenso al trattamento, ad esempio tramite una richiesta corrispondente sul nostro sito Internet [art. 6, par. 1, lett. a), e art. 9, par. 2, lett. a), RGPD].

Vi invitiamo a notare che, in linea di principio, trattiamo i vostri dati fintantoché ciò sia richiesto dai nostri scopi di trattamento (v. punto 3), dai termini legali di conservazione e dai nostri interessi legittimi, in particolare per scopi di documentazione e prova o la memorizzazione sia necessaria per motivi tecnici (ad es. nel caso di backup o di sistemi di gestione dei documenti). Se non sussistono obblighi legali o contrattuali o motivi tecnici, cancelliamo o anonimizziamo i vostri dati dopo la scadenza del periodo di memorizzazione o di trattamento nell’ambito dei nostri consueti processi e in conformità con la nostra politica di conservazione.

La mancata indicazione di determinati dati personali può comportare l’impossibilità di fornire i servizi correlati o di stipulare un contratto. In linea di principio, indichiamo in quali casi i dati personali da noi richiesti sono obbligatori.

Il diritto di opporsi al trattamento dei vostri dati, come stabilito al punto 8, si applica in particolare al trattamento dei dati a scopo di marketing diretto.

Se non siete d’accordo con la gestione dei vostri diritti da parte nostra o con la protezione dei dati, vi invitiamo a comunicarcelo (v. dati di contatto al punto 2). Se vi trovate all’interno del SEE, avete anche il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo per la protezione dei dati del vostro Paese. Qui trovate un elenco delle autorità all’interno del SEE.

La presente dichiarazione sulla protezione dei dati non è parte integrante di un contratto con voi. Possiamo modificare la presente dichiarazione sulla protezione dei dati in qualsiasi momento. La versione pubblicata su questo sito Internet è la versione di volta in volta attuale.