Déclaration de protection des données de la fédération suisse pour l’accueil de jour de l’enfant, kibesuisse

La fédération suisse pour l’accueil de jour de l’enfant kibesuisse, Zurich (« kibesuisse »), (ci-après également « nous ») est l’association nationale professionnelle pour la formation, l’accueil de l’enfance dans les crèches, l’accueil familial de jour, les structures d’accueil parascolaire et les unités d’accueil pour éco-lier·ère·s. Dans le cadre de notre activité, notamment l’exploitation de notre site web, nous collectons et traitons des données personnelles concernant les représentant·e·s de nos membres, les personnes affiliées, les personnes visitant notre site web, les partenaires contractuel·le·s, les participant·e·s à des manifestations, les destinataires de newsletters et d’autres services ou leurs contacts et membres du personnel ainsi que d’autres personnes (ci-après également « vous »).

Dans la présente déclaration de protection des données, nous décrivons ce que nous faisons de vos données lorsque vous consultez www.kibesuisse.ch, utilisez nos services, recevez nos conseils, communiquez avec nous ou interagissez avec nous d’une autre manière. En complément à la présente déclaration de protection des données, il peut arriver que nous vous informions séparément du traitement de vos données (p. ex. dans le cadre de formulaires, de conditions contractuelles ou de déclarations de protection des données supplémentaires).

Nous utilisons ici le terme « données » comme équivalent à « données personnelles ». Les « données personnelles » sont des données qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable. Le terme « traitement » désigne toute opération relative à des données personnelles, p. ex. la collecte, l’enregistrement, l’utilisation, la modification, la communication et l’effacement.

Si vous nous communiquez des données relatives à d’autres personnes (p. ex. des membres de votre famille, des personnes en formation), nous partons du principe que vous en avez l’autorisation, que ces données sont correctes et que vous avez veillé à ce que ces personnes en soient informées (p. ex. en les informant au préalable de l’existence de la présente déclaration de protection des données).

Nous traitons différentes catégories de données personnelles vous concernant. Les principales catégories sont les suivantes :

• Données de base : Il s’agit des données principales, telles que le nom, les coordonnées, des données sur la personne, des photos, l’historique des conseils et des client·e·s, les déclarations de consentement et des informations sur des tiers (p. ex. les personnes à contacter). En font notamment partie les données des membres (pour autant qu’il s’agisse de personnes physiques) et des représentant·e·s d’entreprise.

• Données contractuelles : Il s’agit des données collectées lors de la fourniture de nos prestations (p. ex. des conseils ou d’autres prestations) et lors de la conclusion de contrats, telles que les prestations contractuelles, les données concernant la fourniture des prestations, des données issues de la période précontractuelle (p. ex. but et contenu des requêtes), des informations relatives à l’exécution (p. ex. facturation) et des données financières, mais aussi d’autres données mises à notre disposition.

• Données de candidature : Il s’agit des données que nous collectons dans le cadre d’une candidature pour un emploi chez nous, telles que le parcours professionnel, les formations et perfectionnements, les références et des données provenant de sources publiques (p. ex. des réseaux sociaux et d’Internet). Cela englobe également les informations sur les condamnations pénales ainsi que les interdictions d’exercer une profession ou une activité (en particulier les extraits du casier judiciaire).

• Données de communication : Il s’agit des données collectées lors de communications entre nous et des tiers (p. ex. par e-mail, téléphone, courrier ou d’autres moyens de communication), telles que le contenu des e-mails ou des courriers, vos coordonnées et les métadonnées relatives à la communication. Cela comprend également les enregistrements audio et visuels de conversations (visio) téléphoniques.

• Données d’inscription : Il s’agit des données que nous collectons dans le cadre d’une inscription (p. ex. espace membres, newsletters) ou que vous nous communiquez (p. ex. e-mail).

• Données techniques : Il s’agit des données collectées dans le cadre de l’utilisation de nos offres numériques (p. ex. site web), telles que l’adresse IP, des informations relatives au système d’exploitation de votre terminal, la région et le moment de l’utilisation. Les données techniques ne permettent en principe pas de vous identifier. Il est toutefois possible de les relier à d’autres catégories de données (p. ex. des données d’inscription) et donc, le cas échéant, à votre personne.

• Données relatives au comportement et aux préférences : Il s’agit des données relatives à votre comportement et à vos préférences, p. ex. vos réactions aux communications numériques, votre navigation sur le site web, vos interactions avec nos profils sur les réseaux sociaux, votre participation à des événements, le cas échéant complétées par des informations de tiers (qui peuvent également provenir de sources accessibles au public).

• Autres données : En font notamment partie : les données générées dans le cadre de procédures administratives ou judiciaires (p. ex. des dossiers), les données collectées en vertu de la protection de la santé (p. ex. des concepts de protection), les photos, enregistrements vidéo ou sonores que nous réalisons ou que nous obtenons de tiers et sur lesquels vous êtes reconnaissable (p. ex. lors d’événements, etc.), votre participation à des événements.

• Gestion de la fédération : Dans le cadre de la gestion de la fédération, nous collectons et traitons les données de ses membres ou de leurs représentant·e·s au sein de la fédération (« représentant·e·s d’entreprise »), mais aussi celles de tierces personnes qui entrent en contact avec nous. Cela comprend en particulier l’organisation des organes de la fédération et des personnes chargées d’exécuter des tâches, leur gestion de la fédération, l’inscription et la gestion des membres de la fédération, l’accompagnement des membres ou de leurs représentant·e·s (p. ex. réponse à des questions administratives ou techniques), mais aussi la facturation et la comptabilité ainsi que l’ exercice de droits (recouvrement, procédures judiciaires, etc.). Font également partie de la gestion de la fédération les publications sur les activités et les thèmes de la fédération ; les participant·e·s à des événements peuvent par exemple être reconnaissables sur les photos prises à l’occasion d’événements.

• Réalisation du but de la fédération : Dans le cadre de la réalisation du but de la fédération, qui comprend p. ex. l’organisation d’événements et de formations/perfectionnements, nous collectons et traitons les données personnelles des membres (dans la mesure où il s’agit de personnes physiques), des représentant·e·s d’entreprise, des conférencier·ère·s et d’autres participant·e·s.

• Communication : Nous collectons et traitons vos données afin de pouvoir communiquer avec vous et avec des tiers par e-mail, téléphone, courrier ou d’une autre manière (p. ex. pour répondre à des demandes).

• Établissement, gestion et exécution des contrats : Nous collectons et traitons des données personnelles dans le cadre de la conclusion ou de l’exécution de contrats avec vous, votre mandant·e ou employeur·euse. Cela inclut également l’organisation des cours de perfectionnement que vous suivez chez nous. L’exercice de prétentions juridiques découlant de contrats (recouvrement, procédures judiciaires, etc.), la tenue de la comptabilité, la résiliation de contrats et la communication publique en font également partie.

• À des fins de marketing et de gestion des relations : À des fins de marketing et de gestion des relations, nous collectons et traitons des données pour, par exemple, envoyer de la publicité personnalisée (p. ex. sous forme d’imprimés, par e-mail ou d’autres canaux numériques) concernant nos prestations et d’autres sujets d’actualité à notre clientèle, à d’autres partenaires contractuel·le·s et à d’autres personnes intéressées. Vous pouvez à tout moment décliner de tels envois, ainsi que refuser ou révoquer votre consentement à nos communications publicitaires en nous en informant (cf. coordonnées au point 2).

• Amélioration de nos services et de notre fonctionnement : Afin d’améliorer en permanence nos services (dont notre site web et d’autres offres numériques), nous analysons par exemple la manière dont vous naviguez sur notre site ou quels services sont utilisés par quels groupes de personnes et de quelle manière.

• Inscription : Vous devez vous inscrire (directement chez nous ou par l’intermédiaire de nos prestataires externes) pour utiliser certaines offres et certains services (p. ex. espace membres, wi-fi gratuit, newsletters). Nous traitons des données à cette occasion.

• Mesures de sécurité, contrôles techniques et physiques des accès : Nous traitons également des données personnelles afin de garantir et d’améliorer en permanence une sécurité adéquate de notre informatique et de nos autres infrastructures (p. ex. bâtiments). Cela comprend p. ex. la surveillance et le contrôle des accès électroniques à nos systèmes informatiques ainsi que des accès physiques à nos locaux.

• Respect des lois, directives et recommandations émises par les autorités : Nous collectons et traitons des données personnelles afin de respecter les lois en vigueur et de remplir d’éventuelles obligations légales. Des enquêtes internes ou externes (p. ex. menées par une autorité de poursuite pénale, une autorité de surveillance ou encore par une instance privée mandatée) peuvent également donner lieu au traitement de données.

• Gestion des risques et gestion d’entreprise : Nous collectons et traitons des données personnelles dans le cadre de la gestion des risques (p. ex. à des fins de protection contre des activités délictueuses) et de la gestion d’entreprise. Cela inclut également notre organisation (p. ex. planification des ressources) et notre développement.

• Candidature : Lorsque vous postulez chez nous pour un emploi, nous collectons et traitons les données correspondantes dans le cadre de l’examen de votre candidature, de l’exécution de la procédure de candidature et, en cas d’embauche, de la préparation et de la conclusion du contrat correspondant.

• Autres finalités : Ces autres finalités comprennent p. ex. des fins de formation et d’enseignement, l’administration (p. ex. la gestion des données de base ou la tenue de la comptabilité), la sauvegarde de nos droits ainsi que l’évaluation et l’amélioration des processus internes. Fait également partie de ces autres finalités la sauvegarde d’autres intérêts légitimes, lesquels ne peuvent pas être énumérés de manière exhaustive.

• De vous : La majeure partie des données que nous traitons (p. ex. en lien avec nos prestations, l’utilisation de notre site web ou la communication avec nous) proviennent de vous (ou de votre terminal). Vous n’avez pas l’obligation de divulguer vos données, sauf exception dans des cas particuliers (p. ex. des obligations légales). Toutefois, si vous souhaitez par exemple conclure des contrats avec nous ou bénéficier de nos prestations, vous devez nous communiquer certaines données.

• De tiers : Nous pouvons également extraire des données à partir de sources accessibles au public (p. ex. registre des poursuites, médias ou Internet, y c. médias sociaux) ou les recevoir d’autorités (p. ex. des communes, des autorités de surveillance), de votre employeur·euse ou mandant·e qui entretiennent une relation d’affaires avec nous ou qui interagissent avec nous pour une autre raison, et d’autres parties tierces (p. ex. des fédérations). Il s’agit notamment des données des représentant·e·s d’entreprise que nous traitons dans le cadre de l’administration et du suivi de nos membres, de la réalisation du but de notre fédération, ainsi que des données que nous traitons lors de la préparation, de la conclusion et de l’exécution de contrats, mais aussi des données issues de la correspondance et des entretiens avec des tiers ainsi que de toutes les autres catégories de données citées au point 3.

En lien avec nos contrats, notre site web, nos prestations de services, nos obligations légales ou afin de préserver nos intérêts légitimes et à d’autres fins mentionnées au point 4, nous transmettons également vos données personnelles à des tiers, en particulier aux catégories de destinataires suivantes :

• Membres de la fédération ou représentants d’entreprise : Nous sommes susceptibles de communiquer vos données personnelles à nos membres ou à leurs représentant·e·s (p. ex. publication dans l’espace membres d’une liste des participant·e·s aux réunions de la fédération avec leurs coordonnées). Ils et elles traitent en principe les données sous leur propre responsabilité.

• Prestataires de services : Nous collaborons avec des prestataires de services en Suisse et à l’étranger qui traitent des données (i) pour notre compte, (ii) dans le cadre d’une responsabilité commune avec nous ou (iii) sous leur propre responsabilité (p. ex. des fournisseurs informatiques, des banques, des assurances, des avocat·e·s). Des données relatives à la santé peuvent également en faire partie.

• Partenaires contractuels : Il s’agit des membres de notre fédération ou de représentant·e·s d’entreprise et d’autres partenaires contractuels, à qui la transmission de vos données résulte du contrat (p. ex. à des fins d’organisation et de réalisation d’événements). Les destinataires traitent en principe ces données sous leur propre responsabilité.

• Autorités : Nous sommes susceptibles de transmettre des données personnelles à des offices, tribunaux et autres autorités en Suisse et à l’étranger si nous y sommes légalement tenus ou autorisés, ou si cela semble nécessaire à la sauvegarde de nos intérêts. Des données relatives à la santé peuvent également en faire partie. Les destinataires traitent les données sous leur propre responsabilité.

• Autres personnes : Il s’agit d’autres cas dans lesquels le recours à des tiers découle des finalités définies au point 4. Les autres destinataires sont p. ex. des tiers, dans le cadre de relations de représentation (p. ex. votre avocat·e ou d’autres personnes de référence désignées par vos soins) ou des personnes impliquées dans des procédures administratives ou judiciaires. Lorsque nous collaborons avec les médias  et leur transmettons des documents (p. ex. des photos), vous pouvez également être concerné·e. Nous pouvons également échanger des données vous concernant lorsque nous communiquons avec nos concurrents, des interprofessions, des fédérations et d’autres organismes.

Toutes ces catégories de destinataires peuvent à leur tour faire appel à des tiers. Le cas échéant, ces tiers auront également accès à vos données. Nous pouvons limiter le traitement par certains tiers (p. ex. des fournisseurs informatiques), mais pas d’autres (p. ex. des autorités, des banques, etc.).

Il peut en outre arriver que nous permettions à certaines parties tierces (p. ex. photographes, traiteurs, organisateurs de lieux d’événements, fournisseurs d’outils que nous avons intégrés sur notre site web, etc.) de collecter des données personnelles vous concernant sur notre site web et lors d’événements auxquels nous participons, sous leur propre responsabilité. Si nous ne participons pas de manière déterminante à ces collectes de données, ces parties tierces en sont seules responsables. Veuillez vous adresser directement à elles en cas de demande et pour faire valoir vos droits en matière de protection des données. Cf. points 10 et 11 en ce qui concerne le site web et les médias sociaux.

Nous traitons et conservons des données personnelles principalement en Suisse et dans l’Espace économique européen (EEE), mais également, à titre exceptionnel, par exemple par l’intermédiaire de sous-traitants de nos prestataires de services, potentiellement dans n’importe quel pays du monde.

Si un·e destinataire se trouve dans un pays ne disposant pas d’une protection légale adéquate des données, nous l’obligeons contractuellement à respecter la législation applicable (nous utilisons à cet effet les clauses contractuelles types révisées de la Commission européenne, qui peuvent être consultées ici, y compris les compléments nécessaires pour la Suisse), dans la mesure où il ou elle n’est pas déjà soumis·e à une réglementation reconnue par la loi pour garantir la protection des données et que nous ne pouvons pas nous fonder sur une disposition d’exception. Une exception peut s’appliquer en cas de procédure judiciaire à l’étranger, mais également dans des cas d’intérêt public prépondérant ou si l’exécution d’un contrat nécessite une telle communication, si vous avez donné votre consentement ou s’il s’agit de données que vous avez rendues généralement accessibles et au traitement desquelles vous ne vous êtes pas opposé·e.

Vous disposez de certains droits en lien avec notre traitement des données. En vertu du droit applicable, vous pouvez notamment exiger des renseignements sur le traitement de vos données personnelles, faire corriger des données inexactes, demander l’effacement de données, vous opposer à un traitement des données, exiger la remise de certaines données dans un format électronique couramment utilisé ou leur transmission à d’autres responsables ou encore révoquer votre consentement au cas où ce dernier constitue la base de notre traitement.

Veuillez nous contacter si vous souhaitez exercer vos droits à notre égard ; vous trouverez nos coordonnées au point 2. Afin d’exclure tout abus, nous devons vous identifier (p. ex. avec une copie de votre pièce d’identité, si nécessaire).

Veuillez noter que ces droits sont soumis à des conditions, exceptions ou limitations (p. ex. pour protéger des tiers ou des secrets d’affaires). Nous nous réservons le droit de caviarder certains passages des copies pour des raisons de protection des données ou de confidentialité, ou de n’en transmettre que des extraits.

Utiliser notre site web (y c. la newsletter et d’autres offres numériques) génère des données (notamment techniques) qui sont consignées dans un journal. Nous pouvons en outre utiliser des cookies et des technologies similaires (p. ex. des balises pixel ou des empreintes digitales) afin de reconnaître les visiteurs du site web, évaluer leur comportement et identifier leurs préférences. Un cookie est un petit fichier qui est transféré du serveur à votre système et qui permet de reconnaître un appareil ou un navigateur web spécifique.

Vous pouvez configurer votre navigateur web de manière à ce qu’il refuse, accepte ou supprime automatiquement les cookies. Vous pouvez également désactiver ou supprimer les cookies au cas par cas. Pour savoir comment gérer les cookies dans votre navigateur web, consultez le menu d’aide de ce dernier.

En règle générale, ni les données techniques que nous collectons ni les cookies ne contiennent de données personnelles. Il est toutefois possible de relier les données personnelles que nous enregistrons ou que les prestataires tiers que nous mandatons enregistrent à votre sujet (p. ex. si vous avez un compte utilisateur chez nous ou auprès de ces prestataires) aux données techniques ou aux informations enregistrées dans les cookies ou obtenues à partir de ces derniers et, ainsi, potentiellement à votre personne.

Nous utilisons également des plug-ins de médias sociaux, soit des petits modules logiciels qui créent un lien entre votre visite sur notre site et un fournisseur tiers. Le plug-in de média social informe le fournisseur tiers que vous avez visité notre site web et peut lui transmettre des cookies qu’il a précédemment placés dans votre navigateur web. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière dont ces fournisseurs tiers utilisent vos données personnelles collectées via leurs plug-ins de médias sociaux dans leurs déclarations de protection des données.

Nous utilisons en outre nos propres outils ainsi que les services de prestataires tiers (qui peuvent à leur tour utiliser des cookies) sur notre site web, notamment pour améliorer son fonctionnement ou son contenu (p. ex. intégration de vidéos ou de cartes), pour établir des statistiques ainsi que pour diffuser de la publicité.

Nous faisons actuellement appel aux offres des prestataires et partenaires publicitaires suivants :

• Google Analytics
  Prestataire : Google Ireland Limited
  Politique de protection des données 
  Informations sur les comptes Google

Certains des prestataires tiers auxquels nous faisons appel peuvent se trouver hors de Suisse. Vous trouverez des informations sur la communication de données à l’étranger au point 7.

Nous gérons des pages et d’autres formes de présence en ligne sur les réseaux sociaux et autres plateformes exploitées par des tiers et, dans ce contexte, traitons des données vous concernant. Nous recevons alors des données de votre part (p. ex. lorsque vous communiquez avec nous ou commentez nos contenus) et de la part des plateformes (p. ex. des statistiques). Les fournisseurs de plateformes peuvent analyser votre utilisation et traiter ces données en combinaison avec d’autres données dont ils disposent à votre sujet. Ils traitent également ces données à leurs propres fins (p. ex. de marketing et d’études de marché ou pour gérer leurs plateformes) et agissent à cet effet en tant que responsables propres. Vous trouverez de plus amples informations sur le traitement par les exploitants de plateformes dans les déclarations de protection des données des plateformes concernées.

Nous utilisons actuellement les plateformes suivantes ; l’identité et les coordonnées des exploitants des différentes plateformes sont disponibles dans leurs déclarations de protection des données respectives :

• Facebook
  Prestataire : Meta Platforms Ireland Limited
  Déclaration de protection des données 

•  Instagram
  Prestataire : Meta Platforms Ireland Limited 
  Déclaration de protection des données 

•  LinkedIn
  Prestataire : Microsoft Corporation
  Déclaration de protection des données 

•  Twitter (X)
  Prestataire : X Corporation
  Déclaration de protection des données 

Nous sommes en droit, mais sans en avoir l’obligation, de vérifier les contenus tiers avant ou après leur publication sur nos comptes en ligne, de les supprimer sans préavis et, le cas échéant, de les signaler au fournisseur de la plateforme concernée.

Certains des exploitants de plateformes auxquels nous faisons appel peuvent se trouver hors de Suisse. Vous trouverez des informations sur la communication de données à l’étranger au point 7.

Au cas où le règlement général de l’UE sur la protection des données (« RGPD ») s’appliquerait à certains traitements de données, le présent point 11 viserait uniquement les finalités du RGPD et les traitements de données qui lui sont soumis.

Nous fondons notamment le traitement de vos données personnelles sur le fait

• qu’il est nécessaire à la préparation et à la conclusion de contrats, à leur gestion et à leur mise en œuvre (art. 6 al. 1, let. b RGPD ; cf. point 3) ;

• qu’il est nécessaire à nos intérêts légitimes ou ceux de tiers, notamment pour communiquer avec vous ou des tiers afin d’exploiter notre site web, pour améliorer nos offres numériques et pour vous inscrire à certaines offres et services, à des fins de sécurité, pour respecter le droit suisse et les règlements internes relatifs à notre gestion des risques et à la gestion d’entreprise (art. 6, al. 1, let. f RGPD ; cf. point 3) et à d’autres fins telles que formation et enseignement, administration, contrôle des preuves et de la qualité, organisation, réalisation et suivi de manifestations et autres intérêts légitimes (point 3) ;

• que la législation de l’EEE ou d’un État membre l’exige ou l’autorise ;

• qu’il est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique qui nous a été confiée ;

• que vous avez consenti séparément au traitement, par exemple par le biais d’une demande en ce sens sur notre site web (art. 6, al. 1, let. a et art. 9, al. 2, let. a RGPD).

Nous attirons votre attention sur le fait que nous traitons en principe vos données aussi longtemps que nos finalités de traitement (cf. point 3), les délais de conservation légaux et nos intérêts légitimes de traitement à des fins notamment de documentation et de preuve le requièrent ou que leur conservation est techniquement nécessaire (p. ex. dans le cas de sauvegardes ou de systèmes de gestions de documents). Si aucune obligation légale ou contractuelle ni aucun motif technique ne s’y opposent, nous supprimons ou anonymisons vos données en principe à l’expiration de la durée de conservation ou de traitement prévue dans le cadre de nos processus usuels et conformément à notre directive relative à la conservation.

Si vous ne communiquez pas certaines données personnelles, cela peut empêcher la fourniture des services y relatifs ou la conclusion d’un contrat. Nous indiquons en principe lorsque les données personnelles que nous demandons sont indispensables.

Le droit de vous opposer au traitement de vos données en vertu du point 8 s’applique notamment au traitement des données à des fins de marketing direct.

Veuillez nous informer si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont nous gérons vos droits ou la protection des données (cf. coordonnées au point 2). Si vous vous trouvez dans l’EEE, vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données de votre pays. Une liste des autorités de l’EEE est disponible ici.

La présente déclaration de protection des données ne fait pas partie d’un contrat avec vous. Nous sommes susceptibles de la modifier en tout temps. La version publiée sur ce site web est celle en vigueur.